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物资设备采购和管理
第一章   总 则
第一条 为加强学校对物资设备与器材的采购管理,规范采购行为,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》,以及国家与地方相关采购管理政策、纪律,结合学校实际情况,制定本规定。
第二条 本办法适用于教学、科研和行政办公用物资设备与器材的购置。各类资金用于购置物资设备与器材,均应纳入学校年度预算,加强财务预算管理,提高学校资金使用效率。
第三条 本办法适用的采购项目(按财政分类):
1、专用设备:包括仪器仪表、计算机及网络设备、电子产品及通信(讯)设备与器材、机电设备(包括电梯、中央空调等附属设施)、印刷设备、卫生医疗器械、文体设备及软件等。
2、一般设备:指办公和事务用的通用性设备。包括通讯工具、家具等。
办公用设备:包括计算机、打印机、传真机、复印机、速印机、碎纸机、投影仪、扫描仪、多功能一体机、空调、相机等。
家具:是指办公用家具、教学与科研用家具。
木制办公用家具类:办公桌椅,会议桌椅,阅览桌椅,办公用木制书柜、书架、沙发、茶几,其它木制办公用家具。
木制教学用家具类:教学桌椅,阅览桌椅,实验用桌椅,电脑桌椅,教学用木制书柜,其它教学用家具。
钢制综合家具类:桌椅、书架,密集柜(架),其他钢制综合家具。
3、文物及陈列品:指古玩、字画、纪念品、装饰品、展品、藏品等。
4、办公消耗用品:包括文具、文印纸、复印纸、可移动存储设备等。
5、实验室用化学试剂及其它消耗材料。
6、本办法不含动(植)物、交通工具、学生公寓(宿舍)家具、餐厅桌椅等生活后勤用设备设施及图书、教材、医用药品的采购。
第四条 本办法适用于学校拥有以上采购活动的所属各单位、机关部门。
第五条 有下列情形之一的学校物资设备与器材采购,经校长同意后,可以不按本规定执行。
1、涉及国家安全和国家机密的;
2、因自然灾害或其它不可抗力因素,需紧急采购的;
3、人民生命财产遭受危险,需紧急采购的;
4、某些特定的其它情况。
第二章   机构与职责
第六条 学校成立物资设备与器材采购招标工作小组,由分管设备处的校领导任组长,设备处处长、监察室主任任副组长,成员由设备处、纪监审、财务处、校办、工会、教务处、科技处、研究生处、校建办等单位负责人组成。
工作小组下设办公室,挂靠设备处,负责物资设备与器材采购管理的日常工作。设备处主要负责人兼任办公室主任。物资设备与器材采购招标工作小组的主要职责:
1、负责学校物资设备与器材采购工作的领导和监督;
2、贯彻执行国家有关物资采购管理的政策、法规,审批物资设备与器材购置方式;
3、研究并解决学校物资设备与器材采购工作中出现的问题;
4、指导学校物资设备采购工作的绩效考核。
第七条 设备处是经学校授权的物资设备与器材采购管理部门,在采购工作小组的领导下,负责全校相关物资设备与器材招标采购活动。其主要职责:
1、贯彻执行国家有关物资设备购置的政策和法规,结合学校实际制定规章制度并组织实施;
2、审定物资设备与器材购置计划;组织或参与大型仪器设备购置计划的论证;
3、依据政府采购主管部门或学校招标工作小组对物资设备与器材购置计划的批复意见,按照国家相关法规要求,组织实施物资设备与器材的招标采购工作;
4、代表学校对外签订相关物资设备与器材的订货合同;负责物资设备与器材的进口、免税、商检、索赔等工作;
5、负责相关物资设备与器材的验收、入库、建帐等工作;
6、依照法规要求对招标采购的相关文件资料进行整理和归档管理。
第三章   申购与审批
第八条 学校各用户单位,需要购置物资设备与器材时,须按经费预算要求填写《江西农业大学固定资产申购计划单》,按经费管理渠道经主管部门或分管校领导审批后方可纳入采购执行计划,对于没有列入预算的物资设备与器材,须先办理经费申请手续,严禁“先购置,后申请”的采购行为和活动。购置计划的申报审批详见《江西农业大学物资采购计划申报管理办法》。
第九条 单价(或成套)10万元以上(含10万元,下同)大型精密贵重仪器设备的购置,除申报购置计划外,还必须填写“江西农业大学大型精密贵重仪器设备购置可行性论证书”,进行充分论证。
第十条 申购计划经审批后原则上不能变动,确因需要变动的,使用单位必须在实施采购前提出变动申请,经审核同意后方可变动,实施采购开始后不得变动(除调节许可外)。
第十一条 严禁无计划的采购行为。凡不经审批擅自购入物资设备与器材的单位或个人,除补办全部手续外,还要通报批评,并承担由此带来的一切后果。
    第四章 采购方式与适用范围
第十二条 学校物资设备与器材采购分为政府集中采购、协议供货和校内自行采购。
政府集中采购:是指学校将属于政府采购目录中的政府集中采购项目,按省级政府采购管理部门批复的采购方式委托集中采购机构代理采购的活动。
协议供货:是指列入政府协议供货目录的办公和事务用的通用性设备。包括家具及办公用品等。
校内自行采购:是指政府集中采购目录之外的采购或经省级政府采购管理部门批准,授权由学校组织采购的活动。
第十三条 凡是列入政府采购目录内的物资设备与器材,不论价格和数量多少,均属政府采购范畴,只能通过政府采购的形式采购。学校任何单位和个人不得私自购置应属于政府采购目录中的各类物资设备与器材,否则,产生的任何后果由当事人负责。
第十四条 学校办公和事务用的通用性设备按政府协议供货方式采购,其品目和数量参照省级政府采购部门网上公布的范围执行。
第十五条 学校自行采购依据物资设备与器材的金额、类别等,分别采取公开招标、竞争性谈判、询价、单一来源集体谈判或其他合适的方式确定采购方式。
公开招标采购:是指学校在校园网上以招标公告的方式邀请不特定的供应商(统称投标人)投标的采购方式;
竞争性谈判采购:是指学校直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式;
询价采购:是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式;
单一来源采购:是指所购仪器设备来源渠道单一,只能从唯一供应商处采购的采购方式。
第十六条 批量总价较大的物质设备与器材,一般采用公开招标方式采购。
第十七条 符合下列情形之一的物质设备与器材,可以采用竞争性谈判方式采购:
1、招标后应标供应商不足三家或重新招标未能成立的;
2、技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或具体要求的;
3、不能事先计算出价格总额的。
第十八条 批量小、规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物质设备与器材可采用询价采购的方式。
第十九条 属于下列情况之一的可采用单一来源采购方式:
1、只能从特定供应商处采购,或供应商拥有专有权,且无其他合适替代标的或发生了不可预见的紧急情况不能从其它供应商处采购的;
2、原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充,必须向原采购供应商采购的且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的;
3、预先声明需对原有采购进行后续扩充的。
第二十条 进口仪器设备的采购,须经上级相关部门审批同意后方可购置。自制设备、软件、专项控制商品按照国家和学校有关规定执行。
第二十一条 金额20万元以上物资设备与器材的校内采购,由校物资设备与器材采购招标工作小组以公开招标的方式采购。根据所采购物资的具体情况,可由监察室聘请相关专家,对采购物资的技术指标提供咨询服务。
第二十二条 金额2万元以上20万元以下物资设备与器材的校内采购,在校物资设备与器材采购工作小组的领导下,由设备处组织招标,财务处、监察室、审计室、使用单位参加,以邀请招标(或议标)的方式采购。根据所采购物资的具体情况,由监察室聘请相关专家,对采购物资的技术指标提供咨询服务。某些专用设备的采购,可委托使用单位牵头,根据采购的需要,从设备处、财务处、监察室、审计室选定3—5人组成采购小组,以竞争谈判、询价、单一来源或其他合适的方式确定供货方。
第二十三条 金额2万元以下物质设备与器材的校内采购,由设备处和使用单位共同商议,采取定点采购、双向报价等方式确定供货方。
第二十四条 按规定应招标但因急需或客观原因而无法进行招标的物资采购,经物资设备与器材采购工作小组组长批准,可采用集体谈判方式确定供货方。
第二十五条 除由设备处组织的采购招标活动外,授权其他部门、用户单位组织的采购招标活动须填写“物资采购项目情况告知书”,“告知书”的申报程序为:使用单位→设备处→纪检监察。严禁无计划采购或先采购后申报。
第五章 招标的基本程序和评定标办法
第二十六条 校内招标的基本程序
(一)编制招标文件:
1、招标项目清单的填报。
2、招标工作的准备。
3、招标文件的起草。
4、市场调研和标底的确定。
(二)制定招标文件:
1、项目名称、数量、技术规范、服务条款等。
2、投标须知,包括投标人资质说明及相关文件;招标人与投标人的权利与义务;招标文件的发售时间,投标期限,开标时间、地点;投标书的书写规范,包括投标人的投标方案、价格、服务等。
3、质量要求、交货时间及验收标准、付款方式等。
(三)发标:标书制作完成后,报校物质设备与器材采购工作小组批准,由设备处在校园网上发布招标公告,监察室对投标单位的有关资质证书原件审查通过后,设备处方可发标书。
(四)开标:开标时,应召集采购工作小组全体成员及投标人举行开标会议,公布评标、定标原则和办法,当场开标,并作好记录。
(五)评(定)标:采购工作小组要严格按照招标文件的各项条款内容,按确定的评标标准和方法,对投标书进行评审;评审分商务(投标人资质、信誉、服务条款)、技术、价格等三大部分。评标标准为:
1、最低价中标法:商务、技术均满足标书要求时,投标价格最低者中标;
2、性价比法:学校依据价格、品牌、服务等因素综合评价,最终确定中标人。投标书中有不符合招标文件条款的为废标。
开标、评标、定标的过程应作好记录,形成纪要,由评标小组全体成员签字后存档备查。
(六)签订采购合同:评标结果产生后,由设备处向中标人发出中标通知书,并将中标结果网上公示。中标通知书发出后,由设备处按照招标文件和中标人投标文件要求与中标人订立书面采购合同。
第二十七条 校内竞争谈判(含询价、单一来源集体谈判)采购方式的操作程序:
1、根据采购需要,从设备处、监察室、审计室、财务处、使用单位选定5人以上组成采购谈判小组;
2、监察室对供应商的有关资质证书进行审查;
3、谈判小组与供应商分别谈判,由供应商提出最后报价及有关书面承诺;
4、谈判小组根据供应商提供的技术资料、价格、售后服务、付款方式、有关承诺和其他信息等确定中标人;
5、评标小组成员签名,设备处向中标人发中标通知书并签订采购合同。
第二十八条 经政府采购管理部门批准,授权由学校组织的采购,参照政府采购管理办法中的规定程序办理。
第六章   合同与执行
第二十九条 学校物资设备与器材采购订货合同,统一由设备处负责加盖学校的合同专用章。无合同专用章,其他任何部门或个人所签订的合同一律无效。重大合同要经咨询校法律顾问后方可签订。合同在执行过程中需变更或增加补充协议的,须经物资设备与器材采购工作小组领导批准或设备处同意,方可变更或补充。
第三十条 合同的签订
1、凡通过招(议)标采购的合同,由设备处负责签订,并加盖“江西农业大学合同专用章”。
2、使用单位牵头组织的竞争谈判和自行采购的合同,由使用单位负责签订,加盖“江西农业大学合同专用章”。
3、进口仪器设备的采购,除与外贸公司签订内贸合同外,还应与厂家或代理商签订协议。
4、金额2万元以上的合同,设备处、监察室、财务处各执一份。
第三十一条 合同的追加。因客观原因需对已签订的合同增加同一物资品种的数量,由设备处、监察室、审计室、财务处和使用单位视具体情况商议决定。
第七章 验收与付款
第三十二条 不论采用何种方式采购的物资设备与器材,都必须经使用单位验收。使用单位必须在到货后7日内(进口大型仪器设备15日内)验收完毕,并填写“江西农业大学固定资产验收表”交设备处存档。验收发现问题, 的,由负责采购的人员通知供货单位,尽快解决质量问题。验收不合格的不能办理付款与结帐手续。使用单位无正当理由不在规定时间内验收的,由此产生的后果由使用单位自负。非固定资产的验收由使用单位负责,使用单位应加强管理。
第三十三条 使用单位凭正式发票、使用经费指标单和“江西农业大学固定资产验收表”到设备处办理固定资产入库手续,设备处开出“江西农业大学固定资产验收入库单”。财务处凭正式发票和“江西农业大学固定资产验收入库单”及购货合同原件或复印件(金额2万元以上)办理付款、结帐手续。金额2万元以下物质设备与器材的采购发票,需经设备处负责人签字方可报帐。未经验收、未办理入库登记手续的物质设备与器材,财务处或二级财务单位不得办理结帐手续。
第三十四条 付款方式,一般采取验收合格后支付合同金额90%-98%,预留2%-10%作为质量保证金,期限为半年到一年;由政府采购代理机构招标的项目,预留10%作为质量保证金,期限为一年;软件产品质量保证金预留10%-40%,期限为一年。
第三十五条 用教学设备费购置的固定资产,由设备处负责到财务处办理付款、结帐手续。
第八章 监督与检查
第三十六条 江西农业大学物资设备与器材采购活动接受校纪委的监督。
第三十七条 招标工作小组成员及参与招标工作的其他人员,在招标过程中均应遵守学校关于党风廉政建设的有关规定,坚持原则、严守机密、廉洁自律,违反纪律的按照有关规定进行查处。
第三十八条 物资采购过程中有下列行为之一的,视情节轻重,追究有关人员的相应责任:
1、物资采购应当招标而不实行招标,或故意将金额拆成招标限额以下而逃避招标采购的;
2、与供应商串通以排斥其他供货单位的;
3、泄露标底、评标情况或其他与招标有关的数据资料的;
4、接受贿赂的;
5、无正当理由拒不与中标单位签订合同的;
6、其他应当追究责任的行为。
第九章     
第三十九条 本规定若有与上级文件相抵触条款,以上级文件规定为准;有与学校其它采购文件相抵触之处,以本规定为准。
第四十条 本规定自发文之日起执行,授权校设备处负责解释,原赣农大发[2006]47号《江西农业大学物资采购管理规定》同时作废。

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