江西农业大学党办校办
江西农业大学办公自动化系统管理办法
发布时间: 2013-03-15   浏览次数: 669

 

 
第一章 总则
第一条 办公自动化系统(以下简称OA系统)是指基于Internet/Intranet技术,以数据库为核心,利用工作流概念,覆盖全校各单位和全体教职工的办公信息管理系统。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分,是实现网上办公和信息资源共享,提高工作效率和管理水平的必要手段。
第二条 为加强我校的OA系统管理,使该系统能够顺利推广、应用及正常运行,根据有关规定,结合我校实际,制定本办法。
第二章 系统构成与功能
第三条 学校OA系统基于IBM Lotus Domino平台,B/S(服务器/浏览器)架构。所有办公数据,如公文、内部办公邮件、通知公告等信息均存放在服务器上。用户通过浏览器(要求IE5.5或以上版本)登录系统,进行相关事务的办理,内部办公邮件的收发,文件、通知的查阅等操作。
第四条 OA系统涉及的客户计算机,其最低要求配置为:满足PII 266MHz以上CPU、64 M以上内存、安装Windows 98/NT/2000/2003/XP系统、IE5.5或更高版本、MS Word98或以上版本。
第五条 系统组成及功能:
  学校办公系统包括:我的首页、个人办公、公文处理、日常公务、内部资料、综合信息、系统管理七部分。
(一)个人办公。提供与个人相关事务处理,使用户处理与个人相关的事务变得简便。包括电子邮件、待办事宜、日程安排、即时通讯、手机短信、文件夹、名片管理、个人配置等。
(二)公文处理。主要提供与学校日常收发文件和档案的管理工作,包括收文管理和发文管理、收文存档、发文存档等。
(三)日常公务。实现学校日常事务的管理,设有请示汇报、会议室管理、会议申请、车辆管理、办公用品管理、固定资产管理等栏目。
(四)内部资料。提供学校内部公共的文档、表格、软件、课件等信息的查阅及下载。设有公共通讯录、常用软件、下载专区等栏目。
(五)综合信息。通过该系统可实现学校内部各部门按权限随时方便地对结构化和非结构化数据库的动态信息发布,并让拥有不同权限的领导和工作人员通过网络进行高效的沟通、交流、信息共享。主要包括通知公告、新闻动态、常用查询、电子论坛、规章制度等。
第三章 组织管理与职责
第六条 学校OA系统由党办校办负责管理、维护和日常运行,信息中心负责提供技术支持。
   
第七条 学校各单位和全体教职工是OA系统的终端用户,学校各单位要结合本部门的实际,制定相应管理办法,并指定部门信息员负责信息的接收、处理、传送、存档等工作以及本单位的培训以及日常维护等工作。
第八条 学校各部门可根据本部门管理实际需要自行配置和开发业务管理软件,但应在信息中心的统一协调下按照统一数据标准进行,避免系统冲突和资源浪费,实现与OA系统的兼容,实现内部办公信息的共享,推进学校信息化建设。
第四章 信息管理
第九条 OA系统所涉及的各种公文处理、会议管理等工作程序按照有关规定办理。
第十条 学校不再下发纸质文件,OA系统中的电子公文与纸质公文具有同等效力。各职能部门面向全校的重要文件,原则上由党办校办转发。事务性内容可以“通知公告”的形式发布。
第十一条 本系统“日常公务”中“请示汇报”栏目为校属各单位向学校发送请示汇报信息的专用通道,各单位要充分利用该通道,使相关信息处理便捷。本办法试行后,党办校办原则上不再接受纸质请示汇报材料。
    第十二条 各单位在OA系统中所发布的信息,须经本单位负责人审核。各单位主要负责人对本单位在OA系统中发布信息的可靠性和严肃性负责。
    第十三条 各单位领导和信息员必须及时查阅系统信息,每个工作日上午上班后的前一小时、下午上班后的前一小时和最后一小时内分别进入系统浏览一次,以保证各种信息的正常流转和及时接受。
第五章 用户与系统安全管理
第十四条 校属各单位领导、办公室工作人员以及其他有关人员(统称用户)均在办公自动化系统中享有唯一实名制帐户。新增人员的开户和调离岗位人员的销户由本单位提出申请,经校长办公室审核后,由系统管理员办理。
第十五条 用户拥有的权限由校长办公室根据该用户的岗位职责分配,并根据岗位和分工的调整作相应调整。所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。
第十六条 各用户应妥善保护自己的帐户资料。登录系统后因故离开要退出系统,以确保帐户安全,以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息,滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。用户密码遗失或遗忘应及时通知系统管理员。严禁向外单位和个人提供用于办公使用的联网资料和办公系统程序。
第十七条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》,严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网管理的有关规定。所有用户不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
第十八条 根据国家有关保密规定,涉密公文一律不得在网上传输。所有使用该系统的人员均有保密的责任,不得随意发布涉及国家和学校机密以及其他不宜发布的信息。
第六章 责任与处罚
第十九条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全,保证系统的正常运行,全体用户应遵守本管理办法,违反者应承担相应责任。   
第二十条 在系统应用中有下列情形的,要酌情对责任人进行处理:
(一)擅自向其他单位和个人提供本人或他人帐号、密码,造成系统被非法入侵、信息被非法接收或丢失的;
(二)擅自通过网络传输涉密信息、数据的;
(三)擅自在网上发布、传播未经领导正式签发公文的;
(四)擅自在网上传送禁止传输的其他信息、资料的;
(五)运用各种技术手段窃取他人帐号、密码,或破坏系统的。
第廿一条 违反规定,造成不良影响、导致系统损坏等后果者,视情况给予处分。造成经济损失的,除赔偿损失外,并视情况予一定的经济处罚。给国家、集体或他人造成重大损失的,需承担法律责任。
第七章 附则
第廿二条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。
第廿三条 本办法自发布之日起试行。
 
 
二○○八年九月十七日