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浅谈公文主题词的制作
发布时间: 2009-12-01   浏览次数: 352

 

  进入20世纪卯年代,计算机技术在办公领域得到普遍应用,推动了各类机关办公的现代化。为了适应办公现代化的要求,便于计算机检索和公文的管理,公文“主题词”应运而生。国务院办公厅于1994年4月23日以国办秘函[1994]157号文件发布了国务院公文主题词表,废止了1988年12月修订的主题词表,并公布了(国务院公文主题词表)使用说明,初步规范了公文主题词的制作和使用。但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则,加之主题词的应用、制作在不断完善、规范的过程之中,故在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题,笔者归纳为五大问题。
    一是前题后移。出现这一问题多是因为不了解也没掌握主题词的体系结构,不清楚主题词的作用和意义,只是盲目跟随使用主题词,把标题完整地搬移到后面作主题词的词目而用。如:(关于成立XX市电子游戏专项治理工作领导小组的通知》主题词是这样标引的:“机构设置电子游戏专项治理工作领导小组面 通知”,而正确的主题词应拟制为:“机构电子游戏面 管理 领导小组通知”。
    二是类别不分。这有三种情况:①类别判断不准。如(关于成立XX市生产救灾领导小组的通知》的主题词标注是:“民政 救灾 领导小组 通知”,其类别词使用“民政”词目不准,而应使用“机构” 词目。②把区域词当作类别词使用。如某市下发的(关于做好商品流通工作的通知》主题词“贸易 商品 流通 通知”中,就把 “贸易”这一区域词作为类别词使用了,这里正确的主题词标引应是“商业商品 流通 通知”。③用类属词取 代类别词。如(X x省人民政府关于2001年重点工作的安排意贴的主题词“政府 重点 工作 意见”,这里缺少类别词“综合”,而错误地用类属词目“政府”代之,正确的主题词应是”综合 政府 重点 工作 意见”。
   三是词目过多。主题词的标引要求:一份文件,除类别词外,最多不超过5个主题词目,但有的竟达6个以上。
    四是生造词目。主题词的词目选用既要能全面、真实地反映一份公文的主要内容,又不能超出正在执行的本级以上的主题词表范围,更不能乱造、生造词目。尽管向下行文时,当在主题词表中找不到合适词目时,虽然可自定能反映公文主题的词目,但一定要在自定词目后记以“凸”符号标明。如:(关于分解落实(政府工作报告)提出的2001年主要任务的通知》的主题词是这样标引的:“政府 工作 任务 落实 通知”,其中“任务”、“落
实”这两个词目在(XX省政府主题词表》中找不到,又没在两个词目后加注“凸”符号,就属生造词目。正确的拟定应是:“综合政府 工作 分工 通知”。目前一般的省、市、县都比照(国务院公文主题词表)制定了各自适用的主题词表,制作主题词时应该严格执行,不可生造,否则就会造成新的混乱,失去主题词应有的作用和意义。
    五是置放错位。主题词的使用,目的之一是方便公文检索。因此,按照公文规式的有关规定,公文主题词应与版记一起置放在公文末页的背面下方。但有些公文为了印刷方便,往往忽略了这一点,把主题词与版记一起置放在公文末页的正面下方,这是错误的。
 
那么,怎样才能搞好主题词的制作,促进公文主题词的规范呢?笔者认为应做到三点:
1.了解主题词的体系结构
公文主题词,一般由类别词和类属词组配而成。(国务院公文主题词表)分三个层次列表。第一层是对主题词区域的分类,只作为划定类别词和类属词的区域,便于查找、使用类别词和类属词,不作公文主题词词目使用(即不可用来制作公文主题词),如序号为“01综合、经济”类、序号为‘’05财政、金融” 类等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如序号为“02工交、能源、邮电”类中的“02A业”、“02B交通”、“02C能源”。
02D邮电”等;第三层是类属词,如序号为“02工业”类别词中的“冶金”、“地矿’、“汽车”、“化工”等。第二层(类别词)和第三层(类属词)统称为主题词,用于文件主题词的标引。
2.掌握主题词的标引方法
1)任何一份文件主题词的标引,除类别词外,最多不得超过5个词目。
2)主题词标引顺序是:先标类别词,再标类属词。
在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。如(国务院关于加强水土保持工作的通知),先标类别词“农业”,再标类属词“水土保持”,最后标上“通知”。
    主题词:农业 水土保持 通行
    类别词 类 属 词
3)一份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引。如(关于听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况汇报的会议纪要)的主题词制作,先标引反映第一个主题内容的类别词“财政”,再标引类属词“税务’;然后标引反映第二个主题内容的类别词“公安”,再标引类属词“缉私”;最后标引“会议纪要”,制作成的主题词是:“财政税务 公安 缉私 会议纪要”。
4)根据需要,可将不同类的主题词进行组配标引。如(国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知),先标引类别词“农业”,但在序号为“04A农业”类别中找不到“资料、物价、管理”方面的类后词,这时可使用序号为“01 经济管理”类别中的“资料、物价、管理”类属词进行组配,组配后的主题词为:’‘农业资料 物价 管理 通知”。
5)当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时,可以在类别词中选择适当的词标引。如在整个主题词表中都找不到能准确反映文件主题内容的类属词时,可自定词目代之,但要在自定的类属词目后边标注“凸” 符号,但是,上行文不得使用自定词目。
3.统一主题词的标引要求
1)用词要求。上行文,必须严格按照上级公文主题词表及其要求拟制公文主题词,不可使用上级公文主题词表中没有罗列的或者废止的类别、类属词;下行文,可使用自定的公文主题词表中任何类别词、类属词。县级以下无条件的单位,下行文也可不使用主题词。
2)置放要求。主题词应置放在文件的末页背面抄送栏之上,顶格。“主题词"三字之后用。冒号”,“主题词"三字与类别词、类别词与类属词(词目与词目)之间相间一字空格。如:主题词:农业水土保持 通知
3)字体要求。“主题词”三字和冒号用三号黑体字;词目(类别词与类属词)用三号小标宋体字。